KONSULTASI DIKLAT

1
29

KONSULTASI DIKLAT

Oleh Taufiqurrohman S

 

Abstrak:

Berdasarkan Permenpan Nomor 22 Tahun 2014 tugas widyaiswara adalah mengajar, mendidik, melatih, evaluasi, dan pengembangan diklat. Khusus untuk widyaiswara utama juga harus dapat memberikan konsultasi diklat atau menjadi konsultan diklat. Kegiatan dalam konsultasi diklat adalah melakukan identifikasi masalah serta memberikan rekomendasi sekaligus membantu pelaksanaan rekomendasi yang diberikan. Teknik konsultasi diklat antara lain diskusi, sharing, rapat, dan seminar.

Kata kunci: konsultasi diklat, konsultan diklat, teknik konsultasi diklat

A. Pendahuluan

Kita mungkin asing dengan istilah konsultan diklat, kita mungkin lebih familiar dengan istilah konsultan pajak, konsultan hukum, atau konsultan perkawinan. Konsultasi diklat merupakan salah satu modul dalam diklat kewidyaiswaraan berjenjang tingkat utama. Dalam modul tersebut disampaikan bahwa salah satu tugas widyaiswara utama adalah memberikan konsultasi diklat. Tugas tersebut dipercayakan kepada widyaiswara utama karena mereka dipandang memenuhi sebagian kualifikasi sebagai konsultan, yaitu memiliki tingkat pengetahuan dan pengalaman yang luas dalam kediklatan, tinggal melengkapi dengan bagaimana cara menjalankan kegiatan konsultan atau teknik konsultasi. Seorang konsultan diklat diharapkan dapat melakukan identifikasi dan investigasi masalah yang berkaitan dengan kediklatan, memberikan rekomendasi tindakan, serta membantu pelaksanaan rekomendasi tersebut.

B. Konsultasi dan Konsultan

Dalam modul Teknik Konsultasi Diklat, konsultasi diartikan sebagai jasa keahlian yang disediakan seseorang atau sekelompok orang yang independen untuk membantu melakukan identifikasi dan investigasi masalah yang berkaitan dengan kebijakan organisasi, prosedur dan metode kerja, dan memberi rekomendasi tindakan serta membantu dalam melaksanakan rekomendasi tersebut. Menurut Renvile (1977), konsultan adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menjual, cerdas, dengan pikiran terbuka, mandiri, menyukai tantangan serta mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain agar mengikuti saran, berpikiran positif, ingin membantu orang lain dengan cara efektif, dan ingin membuat perubahan ke arah yang positif.

Konsultan adalah orang yang mempunyai keahlian dalam bidang tertentu dan memberi opini dari suatu sudut pandang. Opini atau saran dibuat secara eksklusif untuk klien dan dapat berupa rangkuman, analisis, rekomendasi, dan implementasi. Agar konsultan diklat dapat mengerjakan tugasnya dengan benar, dituntut memiliki sejumlah kompetensi berupa pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang disyaratkan, yaitu:

  1. Pengetahuan: Menguasai ilmu perilaku (behavioral science), dasar falsafah tentang manusia dan organisasi, metodologi diklat, merancang bangun perubahan, memahami teori kepribadian, pembentukan sikap dan perubahan, pengetahuan tentang motivasi, dan kerangka kerja.
  2. Keterampilan; Sejumlah keterampilan yang harus dimiliki oleh konsultan adalah berkomunikasi antar pribadi, mendengarkan dengan sabar, membuat laporan, mendidik dan melatih, konseling, membangun hubungan berdasarkan kepercayaan, bekerja dalam kelompok, metode intervensi, mendesaian survei, mengadakan wawancara, teknik analisis data, mendiagnosis masalah, dan teknik memecahkan masalah.
  3. Sikap; Bersikap profesional, dewasa, memiliki kepercayaan diri, keterbukaan, rendah hati, cerdas, dan memiliki sistem nilai kemanusiaan.

Menurut Turner (1982) dalam Modul Teknik Konsultasi Diklat, secara umum terdapat 8 (delapan) tugas konsultan:

  1. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa.
  2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi pengguna jasa.
  3. Membuat diagnosis, mengubah dan mendefinisikan kembali permasalahan yang ada.
  4. Membuat rekomendasi berdasarkan diagnosis yang dilakukan.
  5. Membantu pelaksanaan rekomendasi yang diinginkan.
  6. Membina suatu konsensus dan komitmen pada suatu perbaikan perlakuan yang diputuskan.
  7. Memberikan fasilitas kepada pengguna jasa bagaimana mengatasi masalah yang serupa di masa mendatang.
  8. Terus memperbaiki secara efektif sistem organisasinya secara permanen

C. Hubungan dalam Perkonsultasian

Dalam modul Teknik Konsultasi Diklat, terdapat dua model hubungan proses konsultasi antara konsultan dengan klien, yaitu the purchase model dan the doctor patient model. Dalam the purchase model, prosesnya dengan cara membayar seorang expert untuk informasi dan layanannya. The doctor patient model prosesnya adalah membawa konsultan ke dalam organisasinya untuk mengetahui apa yang salah dalam organisasinya dan kemudian seperti dokter kepada pasiennya, merekomendasikan suatu program pengobatan. Selain itu dalam bahan tayang ada satu model lagi, yaitu the inclusive model, yang prosesnya melalui pemberdayaan konsultan internal untuk mengidentifikasi dan mengusulkan seperangkat treatment untuk perbaikan dan efisiensi organisasi. Konsultasi diklat yang dilakukan oleh widyaiswara utama termasuk dalam kategori the inclusive model.

Dalam proses konsultasi ada sejumlah peran yang harus dimainkan oleh seorang konsultan. Peran tersebut antara lain sebagai:

  1. Penganjur (advocate); konsultan menggunakan kemampuan, pengaruh, kharisma, untuk emaksakan gagasan pada kliennya. Misalnya mengusulkan pembuatan pedoman.
  2. Pemberi informasi (information specialist); konsultan membagi pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan profesional yang dimilikinya pada klien.
  3. Pelatih dan pendidik (trainer and educationest); konsultan memberikan pendidikan dan pelatihan bagi klien yang dibantunya.
  4. Turut dalam mengatasi masalah (Problem Solver); konsultan harus membantu memelihara objektivitas, menstimulasi, dan menginterpretasi gagasan-gagasan baru. Konsultan mengajukan usul dan menawarkan alternatif keputusan.
  5. Pencari alternatif dan penghubung kepada sumber; konsultan melakukan identifikasi alternatif penyelesaian masalah.
  6. Pencari fakta; konsultan melakukan kegiatan mencari fakta dan mengadakan penelitian.
  7. Proses konseling; perhatian konsultan terutama pada dinamika hubungan antar pribadi dan antar kelompok yang berpengaruh terhadap pemecahan masalah.
  8. Mengamati tujuan; konsultan berperan untuk memberikan stimulasi pada klien agar tetap memperhatikan tujuan yang ingin dicapai, dengan cara mengajukan sejumlah pertanyaan.

Agar konsultasi menghasilkan manfaat bagi organisasi, diperlukan kerja sama dan saling terbuka antara konsultan dan klien. Menurut Schein (1969) asumsi yang mendasari proses konsultasi yang berhasil adalah:

  1. Semua organisasi akan lebih efektif bila mereka belajar mendiagnosis kekuatan dan keterbatasannya (SWOT analysis).
  2. Seorang konsultan harus mempelajari budaya kerja dari organisasi kliennya karena ia harus berada dan bekerja sama dengan mereka selama proses konsultasi.
  3. Klien harus belajar untuk melihat problemnya sendiri, mengungkapkan saat diagnosis, dan secara aktif turut serta dalam menemukan solusinya.

D. Langkah-langkah DalamPerkonsultasian

Menurut modul Teknik Kosultasi Diklat, secara teoritis langkah pemberian konsultasi adalah sebagai berikut:

1. Membina kontak dan menciptakan hubungan baik;

Membina kontak dimulai ketika klien menghubungi konsultan dan menyampaikan masalahnya. Setelah itu dilakukan pertemuan pendahuluan (exploratory meeting). Tujuan pertemuan pendahuluan adalah:

  • Menetapkan dengan tepat apa sebenarnya yang menjadi problem,
  • Mengetahui apakah keterlibatan kosultan dapat membantu organisasi,
  • Untuk menyusun tindakan selanjutnya.

Jika kedua belah pihak menyetujui maka berlanjut pada kesepakatan kerja.

2. Memilih setting dan metode kerja;

Final dari pertemuan pendahuluan adalah memilih setting dalam bekerja, spesifikasi dari jadwal kerja dan metode kerja, pernyataan awal tentang tujuan yang akan dicapai, dan keterlibatan top manajemen.

3. Mengumpulkan data;

Pengumpulan data sangat penting untuk menjaring informasi yang diperlukan dalam mencari penyebab dan memecahkan masalah. Pada dasarnya terdapat tiga metode dalam mengumpulkan data, yaitu observasi langsung, wawancara individual dan kelompok, formulir kuesioner atau instrumen survei yang harus diisi.

4. Melakukan perlakuan;

Mengumpulkan data tidak dapat dipisahkan dari kegiatan konsultan untuk melakukan perlakuan (intervensi). Mulai dari setting agenda perlakukan, feedback, observasi, latih dan training individu atau group,dan struktur saran perbaikan.

E. Evaluasi dan pemberian umpan balik;

Mencakup perencanaan, tujuan, proses, output dan tindak lanjut perkonsultasian.

  1. Tahapan Perkonsultasian Diklat

Dalam perkonsultasian diklat tahap pertama yang dilakukan adalah menentukan bidang/masalah konsultasi diklat. Dalam lembaga diklat banyak masalah yang dapat digali dan dibawa ke dalam perkonsultasian diklat. Identifikasi kondisi dan permasalahan di lembaga diklat dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan analisis SWOT.

Untuk menguji apakah sesuatu adalah masalah atau bukan juga dapat menggunakan tiga pertanyaan pendek, siapa yang menyatakan? apa bukti-buktinya? siapa stakeholder  yang terkait?

Contoh:

Siapa yang menyatakan? Peserta
Apa buktinya? Lembar evaluasi
Siapa pihak yang terkait? Unit teknis dan lembaga diklat

Setelah itu, penentuan suatu masalah dapat dipertajam dengan menggunakan pendekatan MPDAS, yakni Masalah, Penyebab, Dampak, Alternatif Solusi, dan Solusi terbaik.  Analisis MPDAS ini juga sekaligus dapat menjadi acuan untuk menetukan metode atau teknik perkonsultasian yang akan digunakan. Contoh:

Masalah Peserta diklat sebagian besar tidak sesuai persyaratan dalam kerangka acuan program (KAP)
Penyebab
  • Kurangnya komitmen unit teknis mengirimkan peserta sesuai persyaratan
  • Keengganan lembaga diklat untuk menegakkan aturan dalam KAP
Dampak
  • Proses belajar mengajar kurang optimal
  • Tujuan diklat tidak tercapai
Alternatif solusi – Perkuat komitmen unit teknis untuk mengirimkan peserta mengacu pada       KAP

– Penerapan aturan dalam KAP secara ketat

– dst

Solusi Tegakkan aturan

Secara umum masalah yang sering muncul dalam diklat yang dapat menjadi bahan perkonsultasian diklat antara lain:

  1. Penelusuran kebutuhan pelatihan
  2. Rekrutmen dan seleksi peserta diklat
  3. Pengembangan kurikulum diklat berbasis kompetensi
  4. Pelatihan widyaiswara/fasilitator
  5. Pengusulan dan penetapan skenario/program diklat
  6. Rancangan dan pengusulan anggaran diklat
  7. Pelaksanaan model kegiatan proses belajar mengajar
  8. Pengembangan bahan diklat
  9. Pengembangan bank kasus dan bank soal
  10. Manajemen evaluasi diklat (evaluasi proses dan hasil belajar, widyaiswara, penyelenggara, dan pasca diklat).

Setelah menetapkan bidang perkonsultasian diklat, tahapan kedua adalah membuat rencana perkonsultasian. Rencana perkonsultasian meliputi jadwal pertemuan dan rencana teknik konsultasi. Pertemuan dimaksudkan untuk mengkomunikasikan informasi awal yang diperolehnya, mencari informasi tambahan, mendiskusikannya, dan mendapatkan alternatif-alternatif solusinya. Pertemuan dapat dilakukan secara formal maupun informal. Untuk pertemuan formal harus dijadwalkan secara matang mengingat kesibukan dari pimpinan maupun pihak-pihak terkait. Pertemuan diawali dengan pertemuan pendahuluan dengan pimpinan dilanjutkan pertemuan-pertemuan teknis dengan pihak yang berkepentingan. Contoh jadwal rencana perkonsultasian:

No Tanggal Rencana kegiatan
1 18-12-2015 Pertemuan dengan pimpinan untuk persetujuan bidang konsultasi
2 19-12-2015 Pertemuan dengan pihak-pihak terkait di internal lembaga diklat
3 22-12-2015 Pertemuan lanjutan dengan pihak internal
Dst

Teknik-teknik yang biasa digunakan dalam pertemuan konsultasi kediklatan adalah:

  1. Diskusi; diskusi dimaksudkan untuk memperdalam identifikasi masalah agar diperoleh kesepakatan dan kesepahaman.
  2. Sharing; adalah berbagi pengalaman, perasaan antara sejumlah orang, saling memberi dan menerima.
  3. Rapat/pertemuan; memperdalam pemahaman tentang suatu masalah dan menyepakati mengambil langkah tertentu untuk memecahkan suatu masalah.
  4. Seminar; dengan menyampaikan laporan kepada kelompok hasil penugasan untuk dibahas bersama.

Hasil pertemuan dengan pihak-pihak yang berkepentingan selanjutnya dirangkum sebagai bahan penyusunan rekomendasi.

Tahapan ketiga dalam konsultasi diklat adalah membuat rekomendasi penyelesaian. Setelah jadwal perkonsultasian dilaksanakan dengan teknik konsultasi yang disepakati, konsultan harus dapat menyimpulkan penyebab timbulnya masalah sekaligus membuat rekomendasi penyelesaiannya. Selanjutnya rekomendasi tersebut disampaikan kepada pimpinan selaku klien dari perkonsultasian diklat.

F. Penutup

Berdasarkan uraian di atas, yang bersumber dari modul diklat kewidyaiswaraan tingkat utama, konsultasi diklat merupakan tugas widyaiswara utama. Dalam melakukan konsultasi diklat yang pertama dilakukan adalah menentukan bidang konsultasi, menetapkan jadwal dan teknik konsultasi, dan terakhir membuat kesimpulan serta rekomendasi penyelesaian. Uraian di atas hanya ilustrasi sederhana yang masih harus dikembangkan untuk dapat diterapkan dalam praktik perkonsultasian diklat yang sesungguhnya.

Daftar Pustaka:

Modul Teknik Konsultasi Diklat, Diklat Kewidyaiswaraan Berjenjang Tingkat Utama, LAN 2006.

Bahan tayang Teknik Konsultasi Diklat.

 

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.